De administratie op orde houden
Tips om de administratie bij te houden
Er zijn verschillende manieren om het doen van de administratie wat makkelijker te maken. Misschien heeft u iets aan deze tips!
Op een vaste dag
Probeer elke week op een vaste dag uw geldzaken te ordenen. Zo kunt u ervoor zorgen dat u de rekeningen op tijd betaalt. En dat u de post niet te lang laat liggen.
Post openen en sorteren
Open en sorteer elke dag uw post. En maak aparte stapels voor verschillende soorten post:
- Rekeningen
- Belangrijke brieven om te bewaren, zoals polissen, afschriften en jaaroverzichten.
- Post waar u snel op moet reageren, bijvoorbeeld formulieren van de gemeente of van de Belastingdienst.
- E-mail bijhouden
Steeds vaker komt belangrijke post per e-mail binnen en niet meer via de gewone post. Sorteer de nieuwe e-mails in uw inbox minstens een keer per week, net als uw gewone post.In uw mailprogramma kunt u aparte mapjes aanmaken. Bijvoorbeeld een mapje 'Nog betalen', een mapje 'Snel reageren' en een mapje 'Bewaren'. Of u print de belangrijke mails uit en sorteert ze samen met de post die u op papier krijgt.
Reageren, betalen, bewaren
Nadat u uw post en e-mail hebt gesorteerd, kunt u elke week hetzelfde rondje doen:
- Reageren op de post waar u snel op moet reageren.
- De dringende rekeningen betalen. Rekeningen die u niet meteen wilt betalen, kunt u inplannen. U schrijft dan op wanneer u de rekening moet betalen en stopt dit achter een tabblad 'Nog betalen'. Met internetbankieren kunt u ook alvast een betaalopdracht klaarzetten voor een bepaalde datum.
- Post die u wilt bewaren, opbergen in de juiste map. De rest kunt u weggooien. Dit kunt u ook voor uw e-mail doen.
Meer lezen over het bijhouden van de administratie? U vindt veel informatie en nuttige tips op de website van het Nibud.
Alle papieren in een map
Het is verstandig om een map aan te leggen met tabbladen. Of zelfs meer mappen. U kunt daarin de belangrijke papieren sorteren en opbergen.
Voor elk soort instantie kunt u een tabblad nemen, bijvoorbeeld:
- Ziektekostenverzekering
- Andere verzekeringen
- Bankzaken en afschriften
- Auto (onderhoud, apk)
- Huis (onderhoud)
- Hypotheek of huurovereenkomst
- Werk (arbeidscontracten, salarisstroken)
- Energiebedrijf
- Belastingen
- Telefoon
- Televisie en internet
- Koopovereenkomsten en garantiebewijzen
Digitale administratie
Een digitale administratie werkt ongeveer hetzelfde als een administratie op papier. U kunt op uw computer een map aanmaken voor de administratie. Daarin maakt u weer mappen aan voor de verschillende onderwerpen. Alle digitale stukken die u krijgt, zoals loonstrookjes, bankafschriften en brieven, kunt u hierin opslaan.Belangrijke documenten die u alleen op papier heeft, kunt u inscannen of fotograferen en opslaan in de juiste map.
Digitaal huishoudboekje
Een kasboek kunt u bijhouden op papier, maar het is sneller om dit digitaal te doen. Bijvoorbeeld in een spreadsheetprogramma als Excel. U kunt uw uitgaven ook bijhouden in een digitaal huishoudboekje. Met zo'n programma heeft u meer mogelijkheden. Er zijn veel aanbieders van digitale huishoudboekjes. Een overzicht vindt u op de website van de Consumentenbond. Meer tips voor het bijhouden van een kasboek of huishoudboekje vindt u op de website van het Nibud.
Internetbankieren
Internetbankieren is geld overmaken via internet. Via de website van uw bank. Zo kunt u snel en gemakkelijk uw rekeningen betalen. U kunt dus dezelfde dag nog de rekening betalen. En u hoeft niet meer alles op de post te doen. Als u internetbankieren lastig vindt, kunt u vast hulp vragen aan uw broer, zus, buurman, vriend of vriendin. In ieder geval iemand die u goed kent en vertrouwt. Houd uw pincode en inloggegevens altijd geheim! De meeste banken hebben een handleiding voor internetbankieren. Die kunt u telefonisch opvragen of downloaden van de website van uw bank.Misschien heeft u ook iets aan een computercursus.
